Cómo arrancar con Wuf en 7 pasos
Los primeros cinco pasos son iguales para todos: en el cuarto el número ya queda conectado y el quinto deja lista la facturación de Meta. Recién después se define cómo trabaja tu equipo y qué configura el negocio, que es lo que cambia según tu rubro.
Un solo lugar por donde entra todo
Todo esto existe para centralizar la atención: anuncios de Meta, tráfico orgánico, tu web, el cartel de la vidriera. Podés conectar uno o varios canales, y también más de un WhatsApp, según el plan. Lo que importa es que toda la demanda caiga en una sola bandeja: si cada local o cada marca tiene su número, todos entran igual al mismo lugar y se atienden con las reglas que definas.
Antes de empezar necesitás
Los siete pasos
Acceso al Meta Business Suite
El Meta Business Suite es el panel donde Meta administra todo lo que una empresa tiene en su ecosistema: la página de Facebook, la cuenta de Instagram, los anuncios y las cuentas de WhatsApp. Ese conjunto se llama portfolio comercial y es el titular real de tu número: la empresa es dueña de la cuenta, no la plataforma que usás.
No necesitamos acceso nosotros: lo que hace falta es que vos tengas acceso a ese portfolio al momento de conectar, porque la conexión se hace desde tu propia sesión. Wuf es Meta Business Partner verificado y trabaja únicamente con métodos oficiales: no hay conexiones alternativas, emuladores ni sesiones espejadas. Este paso lo exige Meta y no se puede saltear.
Si no sabés qué es, es probable que tu equipo de Marketing o de Redes ya tenga acceso: son los que manejan la página y los anuncios. Al Meta Business Suite se entra sí o sí con una cuenta personal de Facebook, que es la que queda vinculada como administradora.
Definir el tipo de conexión
Hay dos formas de conectar tu número, las dos por la API oficial. Lo que cambia es desde qué aplicación le responde tu equipo.
Wuf Cloud
El número vive en la nube de Meta. Todo el equipo atiende desde la app de Wuf o desde Wuf Web, sin depender de ningún celular prendido. Habilita llamadas por la API.
Coexistencia
El número sigue funcionando en la app de siempre y Wuf trabaja en paralelo: capta, automatiza y registra sin cambiarle la rutina al equipo.
La comparación completa, con ejemplos y un cuestionario para decidir, está en Tipos de conexión de WhatsApp.
Abrir link →Tener el teléfono a mano
La verificación del número se hace en el momento de la conexión, así que quien tenga el teléfono tiene que estar disponible. Lo que necesitás depende del tipo de conexión que elegiste.
El número no tiene que tener WhatsApp instalado. Si hoy tiene una cuenta activa, hay que eliminarla desde la app antes de conectar. Solo hace falta recibir el código de verificación por SMS o llamada.
El teléfono tiene que estar con WhatsApp funcionando y a mano. Va a llegar un mensaje al chat verificado de Facebook con un botón para escanear el QR de conexión a la plataforma para empresas, y hay que escanearlo desde ese mismo teléfono.
Conectar el número
Se hace la conexión de punta a punta: se vincula el portfolio comercial, se verifica el número con el código y queda la línea andando dentro de Wuf. Tiene que estar quien tenga acceso al Meta Business Suite y quien tenga el teléfono a mano.
Antes de la reunión, mirá el video y seguí los pasos tal cual están. Si te trabás en alguno, escribile a tu implementador y lo resolvemos ahí mismo.
Ver el videoCargar el método de pago
Dentro del Meta Business Suite, la cuenta de WhatsApp necesita su propio método de pago. Meta factura de forma directa, aparte de la suscripción a Wuf, y sin método de pago cargado los envíos quedan bloqueados. Cubre tres conceptos:
Si no te queda claro qué es una plantilla, cuándo hace falta y cuánto cuesta cada categoría, está explicado en Plantillas de WhatsApp.
Abrir link →Definir el tipo de operación
Con el número ya conectado queda elegir cómo trabaja el equipo según el plan contratado: derivador o centralizador. Es la decisión que más impacta en el día a día: definila con tu asesor de ventas o implementador. Más abajo, en Los dos caminos, está el detalle de cada uno.
Configurar el bot y las definiciones
La última etapa: cómo responde el bot, cómo se reparten las conversaciones, qué pasa si nadie contesta, y lo que te vamos a pedir según tu rubro, la carta o las agendas, más las definiciones de la tabla del cierre. Todo eso es lo que sigue en esta guía.
Los dos caminos
Los dos parten del mismo número y del mismo bot. La diferencia está en dónde continúa la conversación después del primer contacto.
Derivador
El bot atiende y califica, y la consulta se le ofrece al colaborador asignado. Este marca que la tomó y aprieta el botón de WhatsApp para llevarse la charla a su WhatsApp laboral. El equipo no cambia de herramienta. Ese WhatsApp laboral puede estar conectado a Wuf o no. Lo óptimo es conectarlo: es la única forma de tener trazabilidad y auditoría completas de lo que se habla después de la derivación. Sin conectarlo, la charla queda fuera de Wuf y solo se mide la primera respuesta.
Centralizador
Todo el equipo trabaja sobre la línea oficial dentro de Wuf. La persona responde desde el mismo número, y se puede anteponer de forma automática su nombre o alias para que el cliente sepa quién le habla. Así el cliente maneja toda la conversación desde un único chat.
En este modo, y solo con conexión Wuf Cloud, se pueden habilitar además las llamadas: el cliente llama y suena en la app de Wuf de quien tiene la conversación asignada.
Conectar también el número del colaborador
Solo aplica en derivador. Cuando la charla se va al WhatsApp de la persona, la empresa decide si ese número también queda conectado al sistema, con acceso exclusivo de esa persona. Sirve para auditar la conversación completa, medir tiempos de respuesta y tener todo centralizado.
Tiene que ser el número laboral, nunca el personal: en el sistema se van a ver las conversaciones de esa línea.
Es responsabilidad de la empresa aclarárselo a la persona antes de conectar el número. Wuf no se hace responsable por problemas derivados de conectar una línea personal, como la lectura de chats privados por parte de administradores u otros colaboradores con acceso. De todas formas lo aclaramos en la reunión de capacitación.
Si el equipo ya trabaja desde su propio número, arrancar en derivador es lo más rápido: no hay curva de adopción y el reporte se mantiene completo, porque todo ingresa por Wuf. Si lo que buscás es una profesionalización completa, auditar y trazar todo desde un único WhatsApp, centralizador es el camino. Con una aclaración importante: centralizador tiene costos de WhatsApp más altos, porque toda la conversación pasa por la API de Meta. Ese costo lo define Meta, no depende de nosotros. Se puede pasar de un modo al otro más adelante sin rehacer la implementación.
Si tu operación se apoya en turnos o en la carta, centralizador suele rendir más: el bot cierra la reserva o el pedido sin sacar al cliente del chat oficial.
En los dos casos el bot se arma sobre un árbol de conversación: cómo se presenta, qué pregunta y cuándo deriva.
Ir al árbol de conversaciónQué define el negocio
Con el número conectado y el modo elegido, queda definir cómo se atiende. Estas tres definiciones son iguales en los dos modos y en todos los rubros.
Cómo se responde el primer contacto
El negocio decide qué hace el bot al recibir la consulta. Puede ser un mensaje corto y derivar en el acto, o resolver solo: pasar el link de la carta, dar un turno, informar el estado de un pedido. También puede filtrar antes con dos o tres preguntas. Cuanto más resuelve el bot, menos carga tiene el equipo; cuanto más corto, más rápido pasa a una persona.
Cuánto automatizar depende del rubro. Si la consulta es repetitiva y tiene una respuesta única, automatizala: horarios, precio de una práctica, disponibilidad de turnos, seguimiento de un pedido. Si la persona llega decidida y busca algo puntual, hacerla pasar por un bot largo agrega fricción. Lo que recomendamos por canal:
Cada mensaje entra por el mismo lugar y baja por el árbol: una pregunta, una condición, una salida. Lo que el bot puede cerrar, lo cierra; lo que no, sale hacia una persona con el motivo ya escrito.
Corto. El bot resuelve lo repetitivo, la persona cierra.
Una conversación larga abruma al cliente y encarece la operación: desde el 1 de octubre Meta cobra por mensaje.
Cómo se asigna
Las reglas de asignación se definen igual en los dos modos y pueden combinarse según el origen de la consulta:
En todos los casos el reparto depende de qué colaboradores tengan habilitada la opción de asignación aleatoria: quien la tenga apagada queda fuera del sorteo y solo recibe consultas por asignación puntual.
Qué pasa si nadie responde
Asignada la consulta, el colaborador recibe una notificación. La empresa define si hay reasignación automática por falta de respuesta y cuánto tiempo tiene la persona para tomar la conversación antes de que pase a otra.
Lo que detiene ese reloj cambia según el modo: en centralizador, que el asesor le responda al cliente o haga alguna acción sobre el chat; en derivador, que marque que ya lo atendió.
El reloj corre solo en los días y horarios hábiles que definas: una consulta que entra un domingo no se reasigna hasta el lunes. Los tiempos que más se usan van de 15 minutos en rubros de respuesta inmediata, como gastronomía o retail, a 1 a 3 horas en operaciones de venta consultiva.
Definiciones antes de salir a producción
Aplican a los dos modos y las toma la empresa. Cuanto más resueltas lleguen, más corta es la implementación.
Qué te vamos a pedir del negocio
Casi todo lo anterior es igual para cualquier empresa. Esto no: el bot resuelve consultas sobre lo que vendés, y para eso tiene que conocerlo. Hay dos grandes casos, y algunos negocios están en los dos.
Si vendés productos
Necesitamos saber cómo se muestran: catálogo o carta, precios, variantes, stock, envíos y medios de pago. El bot responde con eso y arma el pedido o pasa el link de compra.
Si das turnos o reservas
Wuf tiene agenda propia. Necesitamos los servicios con su duración, quién los atiende, los días y horarios de cada agenda, y las condiciones para reservar.
Cada servicio se configura con su duración, quién o qué lo atiende (una persona, un consultorio, una mesa, un box) y sus días y horarios. El bot ofrece solo los huecos libres de esa agenda, confirma en el chat y manda el recordatorio por plantilla. Reprogramar y cancelar también salen del chat.
Gastronomía y delivery
Lo primero es definir cómo se muestran tus productos. La consulta típica es corta y repetitiva, qué hay, cuánto sale, cuánto tarda, así que el bot tiene que resolverla sin pasar por una persona.
Tres opciones y listo: pedir, consultar un pedido en curso, hablar con alguien. El bot pasa el link de la carta y responde horarios y zonas de envío. Nadie del equipo toca esas consultas.
En horas pico el bot es lo único que aguanta el volumen, así que conviene que la carta esté siempre al día.
Si todavía no tenés carta digital, la armás en Cartatuil y la usás junto con Wuf: el bot pasa el link, el cliente elige y el pedido vuelve al chat, donde tu equipo lo confirma. La carta la actualizás solo en Cartatuil.
Sí. En Coexistencia se conecta tal como está. En Wuf Cloud también, pero primero hay que eliminar la cuenta de WhatsApp de ese número desde la app.
No. El historial queda en el teléfono y además se puede sincronizar al momento de la conexión: Wuf recupera hasta 6 meses de conversaciones.
Del negocio. Vive en tu portfolio comercial dentro del Meta Business Suite y ahí queda, con o sin Wuf.
No para conectar, sí para que el bot sirva. Se puede salir con una versión mínima, los diez productos más consultados o una sola agenda, y ampliar después.
Sí. El cambio de derivador a centralizador se coordina sin rehacer la implementación. Pasar de Coexistencia a Wuf Cloud implica una migración del número, que también acompañamos.
Depende de un punto: si el portfolio comercial ya está creado y verificado por Meta, la conexión se coordina en una reunión. Si hay que crearlo, la verificación puede llevar varios días y conviene empezar por ahí. Después, la configuración del bot, el catálogo o las agendas y la carga del equipo llevan unos días más según el volumen. De ahí en adelante depende del negocio y de la adopción: recomendamos designar a una persona responsable de la implementación, que lleve la bandera adentro.
¿Alguna duda antes de conectar?Escribinos y lo resolvemos antes de la reunión de conexión.